TARAKAN, 30Detik.com – Kepala Bidang Kearsipan, Akhmad Suja’i, menegaskan bahwa arsip memiliki peran penting dalam setiap organisasi, mulai dari lembaga pemerintahan, organisasi masyarakat, hingga organisasi tingkat paling dasar sekalipun.
Hal tersebut disampaikannya saat memberikan keterangan, Senin (25/5/2026). Menurutnya, arsip bukan hanya sekadar kumpulan dokumen, tetapi juga menjadi jejak perjalanan sebuah organisasi maupun sejarah bangsa.
“Arsip ini memegang peranan penting dalam sebuah organisasi, apa pun bentuknya. Itu adalah jejak perjalanan organisasi dan harus diselamatkan,” ujarnya.
Ia menjelaskan, banyak persoalan hukum maupun administrasi yang berawal dari dokumen arsip. Karena itu, keberadaan arsip menjadi sangat penting sebagai alat bukti dalam berbagai kebutuhan pemerintahan maupun proses hukum.
“Kasus-kasus pidana itu banyak dimulai dari arsip dan dokumen. Dokumen itulah yang dicari dan dijadikan alat bukti,” katanya.
Menurut Akhmad Suja’i, seluruh bentuk dokumen perlu dijaga dan disimpan dengan baik, termasuk arsip lama yang memiliki nilai sejarah tinggi. Bahkan arsip kuno berbahan daun lontar maupun dokumen berusia puluhan tahun dinilai akan memiliki nilai yang semakin penting di masa mendatang.
“Hari ini mungkin sebuah kertas dianggap biasa, tapi 10 atau 20 tahun lagi bisa menjadi dokumen yang sangat berharga ketika dibutuhkan,” jelasnya.
Ia mengatakan, pengelolaan arsip pemerintah memiliki mekanisme dan standar operasional prosedur (SOP) yang ketat. Tidak semua arsip dapat diakses atau dipinjam secara bebas karena dokumen tersebut merupakan bagian dari arsip negara.
Menurutnya, masyarakat ataupun pihak tertentu yang membutuhkan arsip harus melalui prosedur resmi dan memperoleh persetujuan dari pihak berwenang.
“Arsip pemerintah tidak bisa sembarang diambil atau difotokopi. Ada mekanisme, ada izin, dan harus jelas keperluannya,” tegasnya.
Selain itu, ia mengungkapkan bahwa penyimpanan arsip juga memiliki standar khusus, mulai dari suhu ruangan, kelembapan, hingga lokasi penyimpanan agar dokumen dapat bertahan dalam jangka panjang dan tidak rusak akibat jamur, kebocoran, maupun pencemaran udara.
“Kelihatannya sederhana, padahal pengelolaan arsip tidak bisa dianggap sepele karena semuanya ada standar penyimpanannya,” ujarnya.
Akhmad Suja’i juga menyoroti pentingnya peningkatan kesadaran seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dalam melakukan pengarsipan dokumen secara tertib. Menurutnya, setiap OPD seharusnya memiliki petugas khusus yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip.
Untuk mendukung hal tersebut, pihaknya juga rutin memberikan bimbingan teknis (Bimtek) terkait tata kelola kearsipan kepada perwakilan OPD.
Ia berharap setiap instansi secara aktif menyerahkan salinan arsip penting ke lembaga kearsipan daerah sebagai bentuk backup data apabila sewaktu-waktu dokumen asli mengalami kerusakan atau hilang.
Lebih lanjut, Akhmad Suja’i mengaku memiliki gagasan untuk mengembangkan sistem arsip digital yang lebih modern dan edukatif di Kota Tarakan. Ia ingin arsip daerah nantinya dapat diakses secara digital oleh pelajar maupun masyarakat umum sebagai sarana pembelajaran sejarah.
“Saya ingin arsip tidak hanya tersimpan dalam bentuk manual, tetapi juga bisa dinikmati secara digital. Jadi masyarakat, mahasiswa, maupun pelajar bisa belajar sejarah dengan cara yang lebih menarik,” katanya.
Ia mencontohkan, arsip sejarah tentang perkembangan Kota Tarakan, perjanjian-perjanjian penting, hingga sejarah perminyakan di Tarakan dapat menjadi sumber edukasi bagi generasi muda.
Menurutnya, Tarakan memiliki banyak nilai sejarah yang perlu terus digali dan dijaga melalui pengelolaan arsip yang baik.
“Tarakan ini pulau kecil, tetapi memiliki sejarah yang besar. Arsip-arsip itu penting untuk pembelajaran generasi mendatang,” tutupnya.(*)
Posting Komentar